みなさん、会議してますか？全てとは言いませんが、無駄な会議って本当多いですよね。
会議時間もさることながら、事前に資料を作成したり、会議後は議事録を作成したりと、会議のために仕事をしているようなこともよくあるのではないでしょうか。会議の内容によっては、会議中に精神的なダメージを受け、回復までに更に時間を要すこともあります。当然その間の業務の効率は低下しています。
会議に参加しないという選択肢もありますが、そうすると段々他の会議にも呼ばれなくなってしまいます。あの人は呼んでも来ないとされるからです。それで会議ストレスから解放されるかというと、単純にそうもいきません。「のけ者にされている」「能力が低いと思われている」と感じてしまうようになるのです。
そのため、会議の回数を減らす、効率的な会議を開催するということが求められることになります。
ここでは「5つの非効率会議」と「5つの会議の効率化」を紹介します。
この記事の目次
非効率会議① 時間になっても始まらない
基本的に会議は、メンバーが揃い時間になると始まります。そのため、会議に遅刻する人がいると、その人を待つという無駄な時間が生まれることになります。リモートの会議であれば、ツールのセットアップが完了するまで始められません。私は相手方のセットアップが完了するまで20分待った経験があります。
早く会議を終わらせるつもりが、出鼻を挫かれた形になりました。
遅刻等は参加者全員の貴重な時間を奪う行為です。せめて遅刻する際は、早めに連絡をいれておきましょう。
非効率会議② 議題が決まっていないのに開催
定例会などの定期的に集まる会議でよくあります。わざわざ大人数が会議室に集まったのに特に議題もなく、挨拶程度の話をして解散したりということもたまにあるのです。
話題作りのために、「あの資料の説明をしてくれ」と急にふられこともあります。準備不足であたふた発表したりすると、「ちゃんとまとめてから報告するように」と理不尽な注意を受けることもあります。
主催者は、今週も集まって会議ができた、とご満悦ですが、参集されたメンバーは、無駄な時間を過ごしたと思うことになります。
非効率会議③ 資料の読み上げで時間が過ぎる
報告会でよく見られますが、主催者が資料を黙々と読み上げる会議があったりします。私の経験の最長は、60ページを超える資料を、1時間半読み聞かせられるものでした。合間で質問の受付や休憩もなかったため、いかに寝ずに乗り切れるかということばかり考えていました。当然眠っている人も多数いました。
読み上げを聞いている間にアイディアが浮かべばいいですが、大抵皆は違うことを考えています。資料を見せることが目的であれば、あらかじめ資料を送付しておいた方が良いでしょう。そして、ポイントを絞って議論するのが良いです。
非効率会議④ トップの意見で決定するため誰も発言しない
会議の場において、発言力のある人の意見は絶大です。大抵はトップの意見で決まります。そのため、トップ以外の人は発言をしなくなります。発言しても、意味をなさないからです。トップと違う意見だった場合は、全否定攻撃を受けることになります。これでは委縮して発言などできません。
であれば、それ以外の人の出席は必要性を感じませんよね。第三者は「この会議、早く終わらないかな」しか考えなくなります。
非効率会議⑤ 時間内に決まらず先送り&再打ち合わせ
意見交換やアイディア創出が活発化し、時間になっても決着できなかった、ということであれば良いかもしれません。
但し、意見が出なかったからやり直し、遅刻者がいて単純に会議時間が足りなかったらからやり直し、等は非効率です。進行役の力不足が原因かもしれません。
会議は出来るだけ少ない回数で、且つ短い時間で終わらせたいものです。同じことを繰り返す会議であれば、何のために集まったのかと思わざるを得ません。
会議の効率化① そもそも会議する必要があるか考慮する
定例会議や情報共有の会議は、開催優先度が低いです。なぜなら、もっと簡易で低コストの代替案があるためです。現在は、便利なコミュニケーションツールが溢れかえっています。最新のツールを使わずとも、壁に張り紙する掲示板でも代替できるでしょう。
アイディアを出し合う会議は、優先度が高くなります。問題解決や新規提案などは、顔を見合わせて議論するのが良いでしょう。
会議の効率化② 会議の目的と議題はあらかじめ共有しておく
会議が始まる前に、目的と議題をメンバーに連絡しておきましょう。メンバーが確認できる時間を確保できるよう、1日前までに連絡しておくことが望ましいです。Googleでは、24時間前まで連絡するようにしているとのことです。
あらかじめ参加者のベクトルを合わせこむことが出来れば、スムーズなスタートが切れるとともに、有意義な会議となることでしょう。
会議の効率化③ 最低限の人数だけ参加する
大人数になると、個々の発言力が薄くなります。また、会議中発言しない人も現れてきます。こうなると、当事者意識がなくなってしまいます。
意見交換を活発化させるため、会議は出席者全員が発言出来る環境で開催すべきでしょう。人数が少ないほど、出席者の当事者意識は高まります。
Appleのスティーブ・ジョブズ。議論が錯綜するとのことから、会議は常に最小限の人数で開催していたそうです。Appleのシンプルで洗練されたデザインは、会議にも（から）現れているようです。
会議の効率化④ 短時間（早ければ5分）で終わらせる
会議はアジェンダがあって開催されるため、アジェンダが終了すれば会議も終了です。であれば、時間は短いほど良いことになります。会議室を1時間予約しても、5分で終われば解散で良いのです。
しかし、会議室を1時間予約したら、1時間会議をしたがる人がいます。早く終わっても「まだ時間があるから」と突然別の議題を持ち出したりします。会議室予約時間を拘束可能時間と捉えているようです。集まった人は、議題について議論するために集まっています。議題にないことが始まると嫌気がさしてしまうことになりますので、議題が片付いたら速やかに会議室を離れるようにしましょう。
会議の効率化⑤ 問題点と解決策をデータで議論する
会議は、問題をどのように解決していくかを話し合うことに利用するのが望ましいでしょう。その際に使用するのは、感情ではなくデータです。
データが問題を示し、データが解決策を導く。同じデータであっても見る角度が異なれば、導き出される結論は変わりえます。議論は、このデータの見方についておこなうと良いでしょう。
データで話をしないと問題を人のせいにすることになり、誰もハッピーにならない結末が待ち受けることになります。そのため、データが揃わないうちは会議を開催しないほうが得策です。
会議時間を減らして直接時間を増やそう
会議の効率化を行うには、キーパーがある程度熟練している必要があることも確かです。経験がものを言いますが、ファシリテーターを立てることは非常に有効な手段です。
今すぐではなくても、会議時間を減らす取り組みを推し進めてみましょう。